Maak uw vergaderingen net zo effectief als noodzakelijk
Vergaderen…. Een noodzakelijk kwaad. Vaak tijdrovend, vaak omslachtig. Dat kan echter ook anders. Goed uitgevoerd leveren ze u waardevolle informatie, interessante ideeën en gemotiveerd personeel op. Haal alles uit die ‘verplichte’ bijeenkomsten met de volgende tips.
1. Bepaal of de vergadering echt noodzakelijk is
Vaak volstaat een telefoontje of een mailtje. Maak gebruik van al die technische hoogstandjes op uw kantoor!
2. Kies een voorzitter
Iemand moet de leiding hebben om er zeker van te zijn dat de doelstelling van de vergadering bereikt wordt en dat die in goede banen geleid wordt. Bepaal van tevoren wie deze taak toegewezen krijgt.
3. Zorg voor een agenda
Stel een agenda op en verdeel die van tevoren onder alle genodigden. Vraag hen eventuele aanvullingen van tevoren door te geven.
4. Kies een geschikt tijdstip
Plant u de vergadering ‘s ochtends vroeg dan loopt u het risico dat mensen te laat komen doordat ze in de file staan. Vlak voor de lunch kunnen ze alleen aan eten denken. Aan het eind van de dag alleen aan naar huis gaan. De beste vergadertijd is dus meestal midden op de ochtend of middag.
5. Zorg dat de vergaderlocatie makkelijk te vinden is
Kies een plek die de meeste genodigden kennen. Vindt hij toch ergens anders plaats, zorg dan voor een goede routebeschrijving.
6. Houd u aan de agenda
Waarom heeft u die anders opgesteld? Als iemand iets wil bespreken date r niet op staat, schuif dat onderwerp dan door naar een volgende keer.
7. Blijf bij de les
Mensen dwalen altijd af, vooral als er veel mensen aanwezig zijn. Zorg dat u de rode draad bewaakt en zorg dat iedereen bij de les blijft.
8. Ruim een beetje tijd in voor ‘alles wat ter tafel komt’
Sommige onderwerpen die ter sprake komen maar niet in deze vergadering passen, moeten wel behandeld worden. Schrijf ze op en zorg dat ze later besproken worden.
9. Stop op tijd
Laat een vergadering nooit uitlopen. Houd u aan de agenda! Als blijkt dat u niet alles kunt behandelen, plan dan een volgende vergadering.
10. Voer hetgeen afgesproken is ook uit
Er is niets zo frustrerend als een vergadering uitzitten, dingen te bespreken, oplossingen te bedenken als daar vervolgens niets mee gebeurt. Voer alle besproken oplossingen uit. Zo maakt u duidelijk dat de vergadering zinvol was en de tijd en moeite van het bijwonen waard was.
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten