Tien tips voor succesvolle vergaderingen

Maak uw vergaderingen net zo effectief als noodzakelijk

Vergaderen…. Een noodzakelijk kwaad. Vaak tijdrovend, vaak omslachtig. Dat kan echter ook anders. Goed uitgevoerd leveren ze u waardevolle informatie, interessante ideeën en gemotiveerd personeel op. Haal alles uit die ‘verplichte’ bijeenkomsten met de volgende tips.

1. Bepaal of de vergadering echt noodzakelijk is
Vaak volstaat een telefoontje of een mailtje. Maak gebruik van al die technische hoogstandjes op uw kantoor!

2. Kies een voorzitter
Iemand moet de leiding hebben om er zeker van te zijn dat de doelstelling van de vergadering bereikt wordt en dat die in goede banen geleid wordt. Bepaal van tevoren wie deze taak toegewezen krijgt.

3. Zorg voor een agenda
Stel een agenda op en verdeel die van tevoren onder alle genodigden. Vraag hen eventuele aanvullingen van tevoren door te geven.

4. Kies een geschikt tijdstip
Plant u de vergadering ‘s ochtends vroeg dan loopt u het risico dat mensen te laat komen doordat ze in de file staan. Vlak voor de lunch kunnen ze alleen aan eten denken. Aan het eind van de dag alleen aan naar huis gaan. De beste vergadertijd is dus meestal midden op de ochtend of middag.

5. Zorg dat de vergaderlocatie makkelijk te vinden is
Kies een plek die de meeste genodigden kennen. Vindt hij toch ergens anders plaats, zorg dan voor een goede routebeschrijving.

6. Houd u aan de agenda
Waarom heeft u die anders opgesteld? Als iemand iets wil bespreken date r niet op staat, schuif dat onderwerp dan door naar een volgende keer.

7. Blijf bij de les
Mensen dwalen altijd af, vooral als er veel mensen aanwezig zijn. Zorg dat u de rode draad bewaakt en zorg dat iedereen bij de les blijft.

8. Ruim een beetje tijd in voor ‘alles wat ter tafel komt’
Sommige onderwerpen die ter sprake komen maar niet in deze vergadering passen, moeten wel behandeld worden. Schrijf ze op en zorg dat ze later besproken worden.

9. Stop op tijd
Laat een vergadering nooit uitlopen. Houd u aan de agenda! Als blijkt dat u niet alles kunt behandelen, plan dan een volgende vergadering.

10. Voer hetgeen afgesproken is ook uit
Er is niets zo frustrerend als een vergadering uitzitten, dingen te bespreken, oplossingen te bedenken als daar vervolgens niets mee gebeurt. Voer alle besproken oplossingen uit. Zo maakt u duidelijk dat de vergadering zinvol was en de tijd en moeite van het bijwonen waard was.

Zes tips om beter te socializen

Ontwikkel een goede band met anderen en scoor

Als je het goed met mensen kunt vinden, wordt alles makkelijker. Of het nu gaat om het binnenhalen en vasthouden van klanten, het voeren van overleg en onderhandelingen, het binnenhalen, motiveren en omgaan met uw personeel. Goede redenen om uw sociale vaardigheden nog een beetje hoger op te schroeven.

Hoe ontwikkel je een goede band met klanten, collega’s, zakenpartners, medewerkers?

Enkele tips van het Britse HR-adviesbureau The Mind Gym:

1 · Vind de gemeenschappelijke gronden, ook qua persoonlijke interesses. Informeer u over dingen waarin anderen geïnteresseerd zijn. Lees bijvoorbeeld het sport- en het kunstkatern van de krant.

2 · Geef anderen het gevoel dat ze de enigen zijn die ertoe doen. Al is het maar voor de duur van de meeting.

3 · Toon respect voor de ander. Als een Nederlander en een Japanner elkaar ontmoeten, moeten ze beiden zowel handen schudden als een buiging maken.

4 · Blijft gefocust op de ander. Laat uw aandacht niet afdwalen.

5 · We houden het meest van mensen die op ons lijken. Imiteer eigenschappen van de ander, maar wees subtiel. ‘Match’ per keer één element, zoals iemands hoofdbewegingen of de snelheid waarmee iemand praat.

6 · Houd uw mening voor u. In bepaalde situaties loont dat.